IT-Logistikcluster

Frachtrechnung: Schlummerndes Potenzial

18.03.2021

Frachtrechnungsprüfung von loxxter

Der Versandhändler Monsterzeug hat ein konstant steigendes Sendungsvolumen zu verzeichnen. 2020 sah sich das Unternehmen nach einer digitalen Lösung für die Frachtrechnungsprüfung um und fand mit Loxxter einen passenden Partner.

Welche Frachtrate wurde vereinbart? Werden Treibstoffzuschläge und sonstige Nebenkosten korrekt berechnet? Sollen alle Sendungen auf einer Frachtrechnung wirklich uns in Rechnung gestellt werden? Solche Fragen stellt sich die Mehrheit der Versender beim Prüfen eingehender Frachtrechnungen. Eine solche Prüfung erfolgt meistens manuell – aufgrund des hohen Zeitaufwands aber höchstens stichprobenartig – oder gar nicht. Dabei kann eine automatisierte Frachtrechnungsprüfung schnell und effizient Abweichungen und Unstimmigkeiten aufdecken.

Denn früher oder später stehen dem Münchner Softwareanbieter Loxxter zufolge Versender mit hohen Paketvolumina wie Onlineshops, aber auch alle anderen Verlader, vor wachsenden Herausforderungen durch immer zahlreichere und komplexere Frachtrechnungen, sodass eine manuelle Prüfung aller Rechnungspositionen unmöglich ist. Eine solche Prüfung ist allerdings notwendig, da gerade die komplexen Frachtrechnungen fehleranfällig sein können. Darüber hinaus sind Versender auf eine korrekte Datenbasis angewiesen, wenn sie Ausschreibungen für Frachtdienstleistungen erstellen.

So auch bei Monsterzeug: Für einen Onlineversandhändler wie das 2008 in Hannover gegründete Unternehmen, das pro Jahr knapp eine Viertelmillion Pakete versendet, sind solche Unstimmigkeiten nicht unerheblich. Auf dieses Volumen gerechnet macht eine Falschberechnung von 20 Cent pro Sendung bereits eine Gesamtdifferenz von rund 50.000 Euro aus. Monsterzeug bietet in seinem Onlineangebot ein breites Sortiment an Trendund Lifestyle-Artikeln und ist in diesem Bereich nach eigenen Angaben einer der größten Anbieter auf dem Markt.

Zu Beginn des Jahres 2020 bereitete Markus Waßmann, verantwortlicher Abteilungsleiter im Unternehmensbereich Operations Management, eine neue Ausschreibung für Paketdienstleister vor. Das kostete ihn mehrere Wochen Arbeit. Ein Großteil des Aufwands fiel allein dafür an, die relevanten Daten aus mehreren Quellen zusammenzutragen und in die gleiche Form zu bringen: „Jeder Dienstleister hat eigene Spezifikationen und berechnet diverse Zuschläge. Diese Masse an Daten zu durchdringen ist ab einem gewissen Umfang nicht mehr stemmbar“, erklärt er.

Wenige Basisdaten genügen

Erst durch den Austausch mit Paul Aschenbrenner, dem Gründer und Geschäftsführer von Loxxter, wurde deutlich, welche Effizienzgewinne mittels einer systematischen Prüfung von Frachtrechnungen gehoben werden können. Wenige Basisdaten aus dem ERP-System von Monsterzeug genügten, da das Unternehmen bereits sehr digital aufgestellt war. Wie Waßmann erläutert, kann nun mit wenigen Klicks eine Frachtrechnung bestätigt und zur Zahlung an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Im Fall einer Unstimmigkeit, könne auch eine Reklamation ausgelöst werden. Möglich gemacht werde dies durch mehrstufige Workflows, die im Hintergrund die nötigen Schritte, Berechnungen und Aktivitäten, wie etwa den Versand vorformulierter E-Mails, durchführen.

„Wir gehen davon aus, dass zwischen zwei und fünf Prozent der Frachtkosten allein durch die Vermeidung von Abrechnungsfehlern eingespart werden können. Das mag zunächst nach wenig klingen, auf das Jahr gerechnet kommt hier allerdings einiges zusammen“, schätzt Aschenbrenner die konkreten Einsparungen durch den Einsatz von Loxxter. Hinzu komme, dass Personalressourcen, die eventuell durch die manuelle Prüfung gebunden worden wären, anderweitig sinnvoller eingesetzt werden können.

Seit Juni 2020 nutzt Monsterzeug nun auch Erweiterungen aus dem Hause Loxxter. Die Zusatzdaten sind als übersichtliche Dashboards angelegt. So erlangen Nutzer beispielsweise eine Transparenz über Sendungs- und Kostenstrukturen sowie Hinweise für Optimierungspotenziale. Durch die automatische Übertragung aller Rechnungs- und Sendungsdaten von den Dienstleistern kann Monsterzeug mit dem Loxxter-System nun nicht nur automatisiert die Frachtrechnungsprüfung durchführen. Mit wenigen Klicks kann Monsterzeug etwa erkennen, welcher Versanddienstleister für welche Sendungsart welche Frachtkosten und Zuschläge in welcher Höhe veranschlagt, so die Loxxter-Angaben. Damit werde einerseits die händische Arbeit von mehreren Wochen auf wenige Minuten reduziert. Die Transparenz, die die Visualisierung der Daten gewährleistet, sei zudem eine solide Grundlage sowohl für interne Evaluationen als auch für externe Verhandlungen mit Dienstleistern.

Abgesehen von der transparenteren Verhandlungsposition kann sich Waßmann weitere Einsatzmöglichkeiten vorstellen: „Durch Loxxter liegt uns eine große Menge an Prozessdaten vor, mithilfe derer wir auch unsere Marketingaktionen besser ausrichten können. Zum Beispiel sehen wir, ob bestimmte Produktkategorien in bestimmten Käufergruppen oder Regionen vermehrt nachgefragt werden und können so frühzeitige Maßnahmen einsteuern.“

Weiterentwicklung im Blick

Wünsche und Anforderungen, die der Geschenkespezialist im Laufe der Einführung äußerte, wurden bereits umgesetzt oder befinden sich noch in der Finalisierung, und auch Aschenbrenner ist froh über den engen Austausch mit dem Kunden: „Die Weiterentwicklung einer solchen Software funktioniert nicht im stillen Kämmerlein. Wir haben den richtigen Riecher dafür bewiesen, dass dies eine Lösung ist, die für E-CommerceUnternehmen und Verlader wichtige Wettbewerbsvorteile erwirken kann. Wie der Kunde das Tool handhabt, welche Informationen es ihm auf einen Blick bieten muss, das kann man nur im Dialog und mit ‚Feldforschung‘ herausfinden“, sagt der Loxxter Geschäftsführer.

Für die Zukunft seien bereits weitere Module und zusätzliche Funktionen von Loxxter in Planung, die auf Grundlage der Zusammenarbeit mit Monsterzeug konzipiert werden und auch für weitere Kunden von Interesse sein werden. Das Unternehmen arbeitet nach Eigenangaben bereits an einer Möglichkeit, auch kurzfristige Frachtanfragen auf Basis von Tagespreisen aus dem System heraus auszulösen und die vereinbarten Raten zu hinterlegen. Dann sollen auch diese daraus entstehenden Frachtrechnungen automatisiert geprüft und abgerechnet beziehungsweise reklamiert werden.

Auch die Erweiterung der übermittelten ERP-Daten sei bereits geplant – besonders bei diesem Modul wird Monsterzeug als Sparringspartner in die Entwicklung eingebunden. So können laut dem ITAnbieter künftig etwa die Größen- und Gewichtsspezifikationen der Sendungen geprüft werden. Konkret bedeutet das, dass durch Loxxter zum Beispiel ein Abgleich des abgerechneten Gewichts mit den selbst ermittelten Daten ausgeführt werden könne. Dies gilt demnach auch bei Übermaßzuschlägen, die sich durch einen Abgleich mit den hinterlegten Verpackungsgrößen überprüfen lassen. Voraussetzung für die einwandfreie Nutzung dieser neuen Features ist laut Loxxter allerdings, dass die Datenbasis auf Kundenseite absolut verlässlich ist.

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Kontakt

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Paul Aschenbrenner
Ridlerstr. 35
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www.loxxter.io

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